Hoofd Programmering

Functieomschrijving Hoofd Programmering

In het kort

Als Hoofd Programmering ben jij de hoofdverantwoordelijke voor alle activiteiten in Walhalla, zowel live als online. Je zorgt ervoor dat organisatoren (vrijwilligers én externe organisatoren) zich aan de afspraken houden, en ondersteunt ze waar dat nodig is. Het Hoofd houdt zelf het (door het bestuur vastgestelde) budget in de gaten, voor een adequate verdeling van het budget tussen de verschillende activiteiten.

Taken

Organiseren van activiteiten

Vanzelfsprekend organiseer jij evenementen binnen Walhalla en help je andere vrijwilligers met het organiseren van hun eigen activiteiten. Als hoofd programmering werf je vrijwilligers voor de werkgroep, onderhoud je contact met externe organisatoren die vaker evenementen organiseren (denk aan Deventer Metalfest of de Popronde) en functioneer je als overzichtsorgaan in jouw werkgroep. Natuurlijk heb je veel contact met bands, dj’s of andere artiesten. Je bespreekt met artiesten welke gage binnen ons en hun budget valt, hoeveel muntjes ze per bandlid krijgen, hoe laat ze Walhalla in kunnen, hoe lang ze mogen spelen en wie ze vragen kunnen stellen over techniekapparatuur.

Vergaderingen

Als Hoofd Programmering zit je de activiteitenvergadering voor. Tijdens een activiteitenvergadering evalueer je de afgelopen activiteiten en overleg je de strategie voor aankomende evenementen. Deze vergadering doe je samen met je eigen werkgroep, de werkgroep promo en de werkgroep techniek. Daarnaast zorg je er samen met de vrijwilligers voor dat elke maand vol gepland wordt met leuke en gevarieerde avonden. Je moedigt mensen met ideeën aan om hun eigen evenement te organiseren. Samen met je werkgroep en de vrijwilligers van de werkgroep techniek en promo verdeel je de taken die komen kijken hij het organiseren van een evenement.

Jaarverslag en subsidieaanvraag

Elk jaar levert het bestuur een jaarverslag en een subsidieaanvraag aan. De subsidieaanvraag ergens in december en het jaarverslag ergens in april. In de subsidieaanvraag geven we aan waar onze focus van het komende jaar zal liggen en waar we geld aan uit willen geven. In het jaarverslag geven we een terugblik van wat er afgelopen jaar allemaal is gebeurd. Elk jaar vragen we de hoofden van Walhalla of ze een stukje willen schrijven over hun werkgroep waarin wordt teruggeblikt naar het afgelopen jaar.

Communicatie met andere werkgroepen

Zoals eerder genoemd werk je nauw samen met andere werkgroepen. Als er een tof evenement bedacht, moet er natuurlijk promo voor komen en misschien heb je een technici nodig voor je avond. Evenementen plannen moet dan ook echt in samenspraak met de werkgroepen promo en techniek, zodat je niet ineens zonder technicus zit op de avond van je evenement. Daarnaast is het van belang dat het promoteam de tijd en de middelen heeft om promotie te maken voor het evenement. Een groot deel van deze afspraken kunnen worden gemaakt tijdens vergaderingen of overleggen.

Soms komt het voor dat je met de penningmeester in gesprek gaat over het budget van een avond als iemand van de werkgroep programmering iets wil organiseren wat over het budget heen gaat. Daarnaast heb je natuurlijk ook contact met hoofd inkoop, zodat die op de hoogte is als je een drukke avond verwacht. Met hoofd barbeheer bespreek je of er een munt of entree dienst nodig is op een avond. Oftewel als hoofd programmering ben je een communicatief middelpunt tussen alle werkgroepen.

Tijdsindicatie

Naar schatting heb je 2 tot 5 uur per week nodig om deze werkzaamheden uit te voeren. Dit ligt er ook erg aan hoeveel evenementen je zelf op je neemt en hoeveel je er door andere vrijwilligers laat organiseren.

Profiel

Voor de functie Hoofd Programmering zoeken we iemand die:

• Het belangrijk vindt dat Walhalla elke maand goede en gevarieerde activiteiten neerzet;
• Elke activiteiten- (en vrijwilligersvergadering) aanwezig kan zijn;
• Consequent is in het contact houden (met artiesten en organisatoren);
• Een goed netwerk kan opbouwen/onderhouden;
• En (last but not least) affiniteit met muziek heeft.

Wat bieden wij?

Het Hoofd Programmering is een erg belangrijke functie in Walhalla omdat deze er uiteindelijk voor zorgt wat er in Walhalla op het podium staat. Jij neemt het voortouw in de organisatie van de avonden en hebt dus grote invloed op het muzikale aanbod van Walhalla. Je leert veel van het onderhouden van contacten met vele verschillende organisatoren en het staat natuurlijk prachtig op je cv.

Herken jij jezelf in ons profiel? Aarzel dan niet om te reageren! Mail ons jouw sollicitatie met daarin je motivatie + cv naar sollicitaties@walhalla-deventer.nl!