Secretaris

De secretaris verzorgt alle correspondentie (per mail, schriftelijk of op een andere manier) Samen met de voorzitter en de penningmeester vormt hij of zij het dagelijks bestuurd. 

Taken secretaris 

• Binnenkomende post behandelen, eventueel doorsturen naar de juiste personen en archiveren 
• Vergaderingen notuleren, verslag maken, activiteitenlijst maken en alles juist archiveren 
• Algemene mail naar leden en donateurs verzenden 
• Termijnen uit de statuten, het huishoudelijk reglement en het bestuurdersreglement bewaken 
• Archiefbeheer 

Tijdsindicatie: 

Binnenkomende post: 

• De post komt bijna volledig per mail binnen. Zo heb je weken geen externe mail, zo 5 mailtjes achter elkaar. De mail moet minimaal 1 keer per week worden gecontroleerd.   

Vergaderingen notuleren, verslag en activiteitenlijst maken 

• +/- 8 vergaderingen per jaar + 1 Algemene Leden Vergadering 
• +/- 2,5 uur vergaderen per keer 
• +/- 1 uur per keer verslag en activiteitenlijst maken 

Algemene mail naar leden en donateurs verzenden 

• Nieuwsbrieven en dergelijke versturen 
• +/- 4 nieuwsbrieven per jaar en een aantal andere mails. 
• +/- 15 minuten per mail 

Termijnen bewaken: 

• Vanuit de statuten, het huishoudelijk reglement en het bestuursreglement moeten voor bepaalde zaken termijnen in acht worden genomen.  
• +/- 5 minuten per maand voor controle, soms wat meer voor taken die je zelf moet afronden. 

Archiefbeheer 

• De secretaris is verantwoordelijk voor het digitale en fysieke archiefbeheer.  
• +/- 15 minuten per maand, met een piek in december/januari voor het aanmaken van mappen voor het nieuwe jaar in het digitale archief.