Secretaris

Hoofdbestuurslid

Secretaris

De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur en hij of zij ondersteunt het gehele bestuur in het uitvoeren van zijn taken. Daarnaast heeft de secretaris de “klassieke” secretaris taken. Waaronder, maar niet beperkt tot:

• Ondertekenen, verzenden en het bewaren van een afschrift van stukken namens het bestuur
• Bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals hypotheekstukken, contractstukken, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement.
• Kennisnemen van voorschriften van de KNVB en de gemeentelijke verordeningen en andere bepalingen.
• Onderhouden van contacten met de KNVB en gemeentelijke (respectievelijk overheidsinstanties).
• Mutaties van nieuwe en gestopte bestuursleden tijdig doorgeven aan de Kamer van Koophandel.

Als secretaris heb je veel vrijheid in het kiezen van het moment waarop je je taken uitvoert. Verder draagt de secretatis zorgt voor een overzichtelijk en duidelijk archief en administratie.

Benodigde vaardigheden:

• Accuraatheid
• Goed/duidelijk kunnen communiceren (zowel verbaal als schriftelijk).
• Het kunnen voeren van een overzichtelijke administratie.

Verantwoordelijkheden

• Bestuursfunctie; samen met het bestuur nadenken over beleidsmatige aansturing van de vereniging.
• Administratief beheer van de vereniging.

Taken

• Deelnemen aan bestuursvergaderingen ( 2 uur per vergadering, daarnaast 4 á 5 uur voor de voorbereiding: uitwerken van notulen en opstellen van de agenda. Het bestuur vergadert de eerste woensdagvond van elke maand.)
• Verwerken van post, zowel schriftelijk als digitaal (ongeveer 15-30 minuten per week).
• Diverse administratieve taken(ongeveer een 30-60 minuten per week):
• Voorbereidingen en verwerking van ALV of andere bijzondere vergaderingen
• Archivering
• Versturen van correspondentie.

Benodigde tijd:

Gemiddeld genomen kost deze functie 3 tot 4 uur per week, waarvan het merendeel van de werkzaamheden zelfstandig afgewerkt kan worden.

Binnen deze tijdsbesteding valt ook de tijd die je gebruikt met het onderling communiceren.

Als onderdeel van het dagelijks bestuur wordt er tussendoor gecommuniceerd met andere leden van het dagelijks bestuur.

Een goede vaardigheid met Word, Excel en handigheid met software in het algemeen vermindert de benodigde tijd aanzienlijk.